Déroulement d'une demande de prise en charge
La demande de prise en charge doit être faite impérativement AVANT le début de votre formation.
1. Demande de prise en charge
Il faut télécharger ou demander le formulaire de demande de prise en charge qui est différent en fonction de votre OPCA. Vous trouverez sur notre site les liens vers les sites des OPCA, vous pourrez ainsi télécharger le formulaire de demande prise en charge, cliquez sur l'annuaire des OPCA.
2. Analyse de votre demande
Votre OPCA analyse le dossier reçu et émet un avis favorable ou défavorable. Attention, en fonction des OPCA, cela peut prendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines... Entre octobre et décembre, l'attente peut être longue car ils sont débordés de demandes.
3. Acceptation de votre demande
L'accord de votre OPCA doit vous être indiqué par écrit. Dès sa réception, vous pouvez engager la formation.
4. Action de formation
A l'issue de la formation, vous devez réunir les pièces suivantes :
- La feuille d'émargement (ou feuille de présence) : elle doit être signée par chaque stagiaire avec une signature par journée de formation. Elle doit faire apparaître votre nom, la date du jour, le nombre d'heures pour lesquelles vous signez votre journée. Elle doit comporter également les coordonnées du client formé (votre société), les coordonnées du centre de formation ou du formateur et la signature du formateur.
- La convention de formation : Ce document comporte des clauses contractuelles obligatoires. Il doit être signé AVANT la formation par les deux parties. Ce document est souvent demandé par votre OPCA AVANT la formation.
- La facture de la prestation effectuée : cette facture est émise par le centre de formation. Elle comporte les coordonnées de son émetteur, le montant HT, la TVA et le montant TTC de la prestation, le total d'heures de formation, le sujet de la formation, le nombre de jours.
- Le plan de cours ou programme : ce document détaille le contenu de votre formation en spécifiant la durée de formation, le descriptif de la formation, les objectifs de la formation et les éventuels pré requis (le niveau minimum demandé au stagiaire pour qu'il puisse suivre la formation).
5. Envoi des éléments justificatifs à votre OPCA
Vous devez adresser la feuille de présence (conservez-en une copie), la convention de formation, la facture et le plan de cours à votre OPCA. N'hésitez pas vous assurer auprès d'eux que votre dossier a bien été reçu et qu'il est complet.
6. Remboursement de votre formation
Certains OPCA règlent directement le montant financé à l'organisme de formation. Mais dans beaucoup de cas, l’entreprise commence par payer la prestation au centre de formation puis se fait rembourser par l’OPCA.